Главные отличия между выставками и конференциями
Каждая компания сталкивается со сложностями в процессе выбора мероприятия для первого посещения, поскольку не видит […]
Подготовка к торговой выставке — непростое и ответственное время: нужно соблюдать дедлайны, «разруливать» непредвиденные ситуации, управлять логистикой, координировать работу персонала. Однако можно уменьшить напряжение и сохранять спокойствие даже во время «выставочной гонки». Вот 7 советов, как справиться со стрессом и провести мероприятие профессионально.
1. Расставляйте приоритеты и делегируйте задачи
Выключите функцию гиперконтроля — не пытайтесь контролировать все процессы и управлять каждой деталью. Это приводит к выгоранию.
Советы по управлению стрессом:
- Расставьте приоритеты в решении задач и сосредоточьтесь на самых важных. Другие делегируйте остальным членам команды.
- Прокачивайте навык доверия — предоставьте полномочия коллегам. Заранее распределите обязанности среди сотрудников, если нужно — обучите необходимым навыкам.
- Планируйте: составьте расписание и структурируйте день. Обеспечьте запас времени на форс-мажорные обстоятельства.
2. Готовьтесь к неожиданностям
Как бы тщательно вы не составили план мероприятия, во время подготовки к нему неизбежно появятся непредвиденные ситуации — от технических неполадок до проблем с установкой стенда. Воспринимайте подобные моменты как часть работы и сохраняйте спокойствие.
Советы по управлению стрессом:
- Имейте запасной план, а лучше не один (план А, В, С), на случай непредвиденных обстоятельств — технологических сбоев, поломок аппаратуры, болезни сотрудников, травм и т.д. Разные варианты для кризисных ситуаций, которые вы продумаете заранее, принесут уверенность и спокойствие в условиях нехватки времени и многозадачности.
- Рассматривайте проблемы не как неудачи, а как задачи для решения. Поддерживайте в команде боевой дух — учите быстро и слаженно преодолевать препятствия.
- Оставайтесь гибкими: когда дела идут не по плану, не воспринимайте это негативно, адаптируйтесь к изменениям и продолжайте работать.
3. Установите границы общения и делегируйте рутинную работу
Интенсивный темп работы на стенде, общение с клиентами и персоналом, управление логистикой отнимают много энергии и требуют напряжения. Как сохранить ресурс до конца «выставочного сезона»?
Советы по управлению стрессом:
- Установите границы — разработайте протоколы общения с командой. Исключите ненужные проверки, организуйте работу так, чтобы вас не отвлекали по мелочам.
- Делегируйте членам команды рутинную работу, например — обработку клиентских запросов. В результате вы не будете отвлекаться на мелочи и у вас появится время для решения серьезных задач.
- Делайте регулярные перерывы в работе, чтобы отдохнуть и перезагрузиться. Короткие паузы повысят продуктивность и помогут избежать выгорания.
4. Сохраняйте спокойствие среди технических сбоев
Современные выставки наполнены высокотехнологичным оборудованием и технологиями, поэтому проблемы с техникой могут возникнуть в любой момент. Низкий уровень сигнала Wi-Fi, неисправные системы регистрации, поломки экранов и другие неприятности становятся триггерами стресса.
Советы по управлению стрессом:
- Возьмите с собой дополнительное оборудование и аксессуары:кабели, зарядные устройства, запасные ноутбуки.
- Держите контакты IТ-отдела под рукой. Служба поддержки станет «спасательным кругом» при возникновении технических проблем.
5. Следите за здоровьем — не пренебрегайте заботой о себе
Многочасовое нахождение на ногах, напряженный график, суета и общение с большим количеством незнакомых людей приводит к физическому и психическому истощению. Следите за здоровьем, чтобы выдержать умственные, физические и эмоциональные нагрузки.
Советы по управлению стрессом:
- Пейте много воды и не забывайте вовремя поесть. В суете легко пропустить прием пищи, но помните, что нерегулярное питание усилит стресс.
- Высыпайтесь. Поздний отход ко сну и ранний подъем — обычная ситуация во время выставочного сезона. Постарайтесь отрегулировать режим и вовремя ложиться спать, даже если привыкли планировать перед сном каждую деталь предстоящего рабочего дня. Когда человеку не хватает сна, он становится раздражительным и совершает больше ошибок.
- После напряженного дня, сделайте 15-минутную тренировку. Так вы успокоитесь, снимите тревогу и разомнете напряженные мышцы. Физические упражнения стимулируют мозг вырабатывать эндорфины, которые улучшают сон и действуют как природное обезболивающее средство.
6. Экономьте время — составьте подробный график, группируйте похожие задачи в блоки
Нехватка времени —- бич для всех участников выставок. Многочисленные встречи и мероприятия, общение с клиентами, управление логистикой — возникает ощущение, что в сутках не хватает часов.
Советы по управлению стрессом:
- Составьте подробный график, который учитывает встречи, подготовку, перерывы и непредвиденные обстоятельства. Зарезервируйте запас времени между задачами, чтобы ни одна задержка не испортила день.
- Группируйте похожие вопросы в блоки — такой метод повышает результативность и скорость работы.
- Оцените свои возможности реально — нельзя находится везде одновременно, всё контролировать и всё успевать.
7. Рефлексируйте и отмечайте успехи
В конце выставочного дня проводите рефлексию с позитивной точки зрения: не ругайте себя за ошибки и промахи, подумайте как их исправить, какие уроки извлечь, что улучшить.
Советы по управлению стрессом:
- Ежедневно анализируйте с командой события дня: где сработали хорошо, какие трудности возникли, какую стратегию применить для решения проблем.
- Делайте акцент на успехах: поощряйте сотрудников даже за маленькие победы. Вера в свои силы повышает моральный дух и снимает стресс.
Освободите вечер от работы и отдохните — следующий день станет для вас более продуктивным.
Похожие публикации
Как использовать силу психологии для успеха на выставке
Возможно ли при помощи методов психологии улучшить результаты выставочной компании? Конечно. Успех зависит не только […]
Показатели успешного участия в выставке
Участие в торговой выставке — хлопотное и затратное дело, на которое требуется много ресурсов: финансов, […]
