Как подготовиться к участию в выставке: чек-лист от застройщиков

Подготовили небольшой чек-лист, который поможет вам подготовиться к участию в выставке. Он состоит из трех категорий: подготовка стенда, подготовка команды и продвижение участия. Чек-лист с чек-боксами вы можете скачать в формате pdf.

Подготовка стенда

1. Заключите договор с организатором выставки.
   ● Убедитесь, что в договоре указаны такие детали, как место, площадь и конфигурация стенда.
2. Выберите и подтвердите место, площадь и конфигурацию стенда
   ● Забронируйте место на выставке и подтвердите его у организатора. Убедитесь, что забронированная площадь соответствует вашим целям и потребностям.
3. Сформулируйте цели участия в выставке.
   ● Определите цели участия в мероприятии, например: привлечение новых клиентов, демонстрация новой продукции или рассказ о бренде.
4. Исследуйте целевую аудиторию и подберите ассортимент продукции.
   ● Проведите анализ целевой аудитории и выберите продукцию, которую хотите представить на выставке.
5. Закажите стандартный стенд или выберите подрядчика на дизайн, проектирование и застройку индивидуального стенда.
   ● Если заказываете стандартную застройку, убедитесь, что она соответствует вашим требованиям. Ищете подрядчика? Предлагаем свои услуги!
6. Закажите необходимую дополнительную мебель и оборудование.
   ● Арендуйте столы, стулья, витрины, экраны и другое оборудование, необходимое для экспозиции.
7. Согласуйте все необходимые технические подключения.
   ● Убедитесь, что у вас есть доступ к электричеству, воде и Wi-Fi на стенде.
8. Закажите услуги уборки и, при необходимости, охраны стенда.
   ● Если ваш стенд требует дополнительной уборки или охраны, закажите эти услуги заранее.
9. Спланируйте и согласуйте с организатором мероприятия график активностей на стенде.
   ● Запланируйте промо-активности, розыгрыши, презентации и согласуйте их с организатором выставки.
10. Оформите заявки на ввоз и вывоз оборудования и экспонатов.
    ● Подготовьте все необходимые документы для ввоза и вывоза оборудования и экспонатов. Закажите транспортно-логистические услуги. Кстати, мы сами доставим ваш стенд на выставку, смонтируем его и разберем по окончании мероприятия.

Подготовка команды

11. Рассчитайте и составьте список персонала.
    ● Определите, сколько сотрудников потребуется для работы на стенде. Составьте их список.
12. При необходимости закажите дополнительный персонал.
    ● Если вам требуется дополнительный персонал, закажите его заранее.
13. Составьте график работы менеджеров и других специалистов.
    ● Определите рабочие смены, распределите обязанности и зоны ответственности.
14. Забронируйте гостиницы и купите билеты для сотрудников.
    ● Сделайте это заранее!
15. При необходимости проведите сами или закажите дополнительные тренинги для подготовки персонала.
    ● Если требуется, организуйте семинары и тренинги для подготовки персонала к работе на выставке.
16. Закажите бейджи для персонала.
    ● Рассчитайте количество бейджей по формуле «один бейдж на каждые 3 квадратных метра выставочной площади» и закажите их.
17. Составьте график встреч с партнерами и постоянными клиентами.
    ● Запланируйте встречи с главными клиентами и партнерами во время мероприятия.
18. Назначьте организационные собрания с командой.
    ● Для координации действий собирайте команду перед выставкой и в дни её проведения.
19. Определите способ сбора и учета контактов.
    ● Подготовьте систему для сбора и учета контактов посетителей стенда.

Продвижение участия

20. Закажите рекламу на выставочной площадке или в информационных каналах выставки.
    ● Разместите рекламу на стендах, в каталогах выставки или на её сайте.
21. Направьте организатору новость для анонса участия вашей компании.
    ● Часто организаторы выставок бесплатно анонсируют экспонентов. Подготовьте и отправьте информацию о вашем участии организатору выставки для анонса.
22. Расскажите об участии компании в выставке по всем вашим коммуникационным каналам.
    ● Сообщите о вашем участии в выставке на сайте компании, в рассылках и социальных сетях.
23. Пригласите клиентов и партнеров на ваш стенд.
    ● Отправьте приглашения клиентам и партнерам с информацией о вашем стенде.
24. Подготовьте сувениры и промо-продукцию.
    ● Заранее закажите сувениры и рекламные материалы, которые менеджеры будут раздавать на выставке.
25. Подготовьте план информационных активностей на дни выставки.
    ● Запланируйте участие в интервью, публикации в популярных медиа, на сайте. Публикуйте отчеты о каждом дне выставки в социальных сетях компании.
    Следуйте этому чек-листу, и вы легко подготовитесь к любому мероприятию. Удачи на выставке!
    Если возникнут вопросы или потребуется дополнительная помощь, смело обращайтесь к нам, ЧП «ГлобалЭкспо». С 2012 года мы разрабатываем дизайн, проектируем, изготавливаем и застраиваем выставочные стенды. Работаем на всех выставочных площадках мира. Наши опытные специалисты с удовольствием помогут вам добиться успеха!
    Наши контакты
    Электронная почта: info@globalexpo.by
    Телефон: +375 33 9043333
    Адрес: 222304, Республика Беларусь, г. Молодечно, ул. Элеваторная, 5Г