Что влияет на стоимость выставочного стенда — рассказывает менеджер GlobalExpo

Бюджет выставочного стенда складывается из многих составляющих — размера, сложности дизайн-проекта, выбранных материалов и дополнительных элементов. Как спланировать расходы на стенд и какие лайфхаки помогут сэкономить, рассказывает менеджер «ГлобалЭкспо» Екатерина Грихутик.

Что нам стоит стенд застроить

Стоимость выставочного стенда зависит от его вида: типовые модели стоят дешевле, чем индивидуально разработанные проекты. На цену влияет размер, сложность дизайн-проекта, использованные материалы, логистика, ограничения от организаторов, уровень поддержки на выставке и другие факторы.

Размер выставочного стенда

Неопытные заказчики считают, что в первую очередь на стоимость стенда влияет его размер — чем он больше, тем больше материалов потребуется и тем большую площадь он займет. Значит, такой стенд будет стоить дороже.  Логика в таком мнении, есть, но чаще цену формируют не размеры стенда, а стоимость материалов, декоративных элементов и дополнительного оборудования. Например, стенд площадью 150 квадратных метров, построенный из трехметровых панелей, со стандартным набором мебели и баннером будет стоить меньше, чем стенд площадью 30 квадратных метров, с высокими стенами, колоннами, декоративными элементами, мультимедиа, led-подсветкой и арендной мебелью. Кстати, цена зависит не только от площади стенда, но и от высоты его стен — если она выше трех метров, заказчику придется доплатить.

На выставках часто встречаются двухэтажные стенды. Но, хотя дополнительный этаж расширяет возможности экспонентов, он значительно увеличивает цену стенда.

Дизайн, проектирование и наполнение 

На стоимости проекта отражается сложность дизайна. Типовой стоит дешевле, чем проект с расширенными опциями. Индивидуальное освещение, интерактивные элементы, мультимедийные дисплеи, подвесные конструкции, аудиовизуальное оборудование делают стенд «видимым», привлекательным и эффективным, но требуют дополнительных инвестиций.

Расходы увеличивает эксклюзивное наполнение стенда оборудованием и мебелью, которые нужно арендовать у сторонних организаций. Например, винтажные стулья или интерьер в стиле пост-панк.

Материалы для застройки 

Выбор материалов прямо влияет на затраты по застройке стенда. Высококачественные и долговечные — металл, стекло, дерево — стоят дороже, чем «бюджетные» пластик, ткань, МДФ или ДСП. 

Правила проведения мероприятия

В правилах проведения выставки иногда встречаются особые требования. Например, некоторые организаторы запрещают использовать в оформлении стенда искусственные цветы. Вместо них приходится декорировать стенд живыми цветами, за которыми нужно ухаживать — это увеличивает стоимость проекта.

Расходы на обслуживание

Сопровождение стенда на выставке — уборка, организация кейтеринга, монтаж и демонтаж стенда, техническое обслуживание во время мероприятия — требует дополнительных затрат. Индивидуальный стенд с множеством элементов, графикой и мультимедиа обслуживают профессионалы, а их услуги недешевы.

Доставка и логистика

Расходы на доставку материалов к месту проведения выставки «съедают» ощутимую часть бюджета. Чем дальше страна, в которой проходит мероприятие, тем выше затраты. Транспортировка на островные государства — например, Мальту или Кипр — невозможна без парома, а это намного повышает стоимость наземной доставки. 

Участие в престижной и популярной выставке, размещение стенда в месте с хорошим трафиком также обойдутся дороже.

Как уменьшить расходы

Есть несколько шагов, которые позволят уменьшить размер бюджета на участие в выставке.

Планирование как разумная стратегия

Планируйте подготовку к выставке заранее — разработку стенда, рекламной продукции. Многие компании и поставщики увеличивают тарифы за срочность. 

Работа в режиме аврала плохо отражается на качестве заказа. За это приходится платить не только деньгами, но и репутацией компании.

Часто организаторы предлагают скидки для экспонентов за раннее бронирование. Предложения «для первых» — хорошая возможность получить бонусы и выбрать место с лучшим трафиком.

Не переплачивайте за рекламные материалы

Замените часть рекламных материалов QR-кодами или ссылками на разделы вашего сайта с дополнительной информацией о продукте.  Это уменьшит объем и стоимость типографской работы.

Закажите промо-материалы оптом у производителя, а не у рекламного агентства — так будет дешевле.

Минимализм и многофункциональность в дизайне

Тщательно продумайте дизайн стенда. Лаконичный, без лишних деталей, потребует меньше материалов, а значит и вложений.

Чтобы сэкономить площадь и сберечь деньги, используйте в стендах элементы, которые выполняют несколько функций. Например, мебель — столы, стеллажи, витрины — можно использовать для демонстрации товаров, разделения пространства и хранения продукции. 

Больше не значит лучше

Посетителей привлекает не только размер стенда. Не гонитесь за площадью — выставочные «квадратные метры» стоят дорого. Небольшая, но грамотно спланированная экспозиция может «сыграть» лучше, чем стенд внушительных размеров. 

Чтобы завладеть вниманием аудитории, нужно проявить изобретательность, творчески подойти к дизайну, найти нестандартные решения. С 2012 года мы разрабатываем дизайн, проектируем и изготавливаем выставочные стенды, привозим их на выставки и застраиваем в СНГ и по всей Европе. Наша опытная команда умеет создавать стенды, гарантированно привлекающие внимание аудитории. Вам нужен такой стенд? Приглашаем к сотрудничеству!

Наши контакты

ЧП «ГлобалЭкспо»

Электронная почта: info@globalexpo.by

Телефон: +375 33 9043333

Адрес: 222304, Республика Беларусь, г. Молодечно, ул. Элеваторная, 5Г