Решили участвовать в выставке? Уже выбрали подходящую, согласовали условия с организатором… и что дальше?
Дальше вам нужно разработать дизайн-проект и заказать застройку выставочного стенда. В выставках в Минске, Москве, Тбилиси, Варшаве, Париже, Кельне, Франкфурте, Дюссельдорфе, Милане и др. участвуют сотни компаний. Как сделать так, чтобы ваш стенд был заметным, уникальным и соответствовал маркетинговым целям компании? Нет ничего проще — доверьте это выставочным специалистам.
Но где их взять-то, этих профессионалов с выставки? На этом этапе у многих новичков появляются вопросы: какая компания более профессиональная, какая самая надежная, кто сделает дешевле, кто разработает красивый дизайн-проект, а кто застроит стенд в срок? Как правильно выбрать подрядчика?
Шаг первый — подготовьте техническое задание (бриф)
Напишите где и когда будет проходить выставка, какую площадь вы арендовали. Обязательно приложите план расположения стенда. Расскажите о цели участия в выставке (продвижение нового продукта, бренда или пиар компании). Уточните, как планируете обслуживать потенциальных клиентов, будете ли заказывать кейтеринг или организовывать мероприятия на стенде. Есть ли у вас бюджет на разработку? В каком стиле должен быть оформлен стенд? Эта информация станет основой для подготовки первоначального коммерческого предложения и проекта от компании-застройщика.
Шаг второй — отправьте техническое задание в несколько компаний
Найдите компании, которые предлагают услуги по проектированию и застройке выставочных стендов и оправьте им подготовленное на предыдущем шаге техническое задание. На что обратить внимание при поиске компании в интернете?
В первую очередь посмотрите фотографии в портфолио и отзывы, размещенные на сайте застройщика.
Многие компании публикуют в портфолио красивые компьютерные визуализации своих стендов. Но есть ли у них столь же красивые воплощения этих проектов? Не всегда. Некоторые из этих проектов так и остаются в виртуальном мире, другие не настолько хорошо сделаны, чтобы ими можно было похвастаться.
Если компания публикует на своем сайте не только 3d-визуализации, но и фотографии недавно застроенных выставочных стендов, это отличный знак. Большое количество упоминаний застройщика в интернете — особенно свежих, — тоже хороший показатель потенциального исполнителя.
Отзывы о выбранной компании также важны. Найдите их в интернете и узнайте, что пишут о застройщике не только клиенты, но и сотрудники. В сети можно увидеть разную информацию — как положительную, так и отрицательную. Исследуйте её и сделайте собственные выводы. Помните, что не всегда лестная информация соответствует действительности, так же как и негативная.
Многие компании специализируются в конкретных отраслях и имеют большой опыт застройки стендов на специализированных выставках. Поищите подрядчиков, которые уже строили стенды на интересующей вас выставке, но избегайте «монополистов», реализующих много проектов на одном мероприятии. У «монополиста» может быть хорошая цена, но он не сможет уделять вашей компании столько времени, сколько вы ожидаете. Ваш стенд для него будет одним из нескольких, а должен быть особенным — самым важным.
Поручите застройку стенда компании, которая возводит два-три стенда на выбранном вами выставочном мероприятии. Мы в GlobalExpo именно так мы работаем — ориентируемся не на количество выполненных заказов, а на качество, и обеспечиваем исключительный сервис для своих клиентов. Мы гарантируем, что вас обслужат качественно и надежно, а цена застройки стенда будет доступной.
Шаг третий — позвоните в компанию, в которую хотите отправить запрос
Даже короткая беседа даст вам представление о том, работает данная компания эффективно или нет. Спрашивайте о рекомендациях, недавно реализованных проектах, производственных возможностях, гарантиях, и опыте.
Шаг четвертый — обратите внимание на время ответа на запрос
Проверьте сколько времени требуется выбранной вами компании, чтобы ответить на запрос о расценках. Первый контакт должен состояться в течение 24 часов с момента отправки запроса. Проведите дополнительный брифинг: задайте вопросы о типе мебели, мультимедиа, цветах, предыдущих стендах, логистике, количестве людей, обслуживающих стенд во время выставки, ожиданиях относительно дизайна и т.д.
Хорошо продуманный дизайн-проект невозможно сделать за несколько часов. Это кропотливая графическая работа, техников и продавцов по концепции и техническим решениям, подходящим для данной выставки. Время разработки проекта у нас в GlobalExpo — от 3 до 8 дней.
Шаг пятый — свяжитесь с менеджером-координатором застройщика
Не менее важным, чем отзывы, рекомендации или проекты выставочной компании, является контакт с принимающей стороной. Желательно, чтобы это было одно и то же лицо с момента подачи предложения до рукопожатия при передаче стенда на выставке. Манера работы координатора, его вовлеченность в процесс создания проекта, тщательность ведения надзора за производством и строительством, а также контакт с вами — предвестник хорошего качества работы монтажной бригады. Если в кульминационный момент проекта — монтаж стенда — на выставке нет никого, кроме монтажников, то это «плохая примета», чреватая проблемами. В профессиональных компаниях каждую разработку курирует ответственный человек, знающий все договоренности и детали проекта.
Шаг шестой — изучите договор
Посмотрите на типовой договор выбранной компании. Если он составлен правильно, то защищает интересы обеих сторон и доказывает, что у компании нет проблем с выполнением взятых на себя обязательств. Если сложности начинаются уже на стадии заключения договора на застройку выставочного стенда, в дальнейшем сотрудничество с компанией может принести серьёзные неприятности.
Подведем итоги
Чтобы уберечь себя от выбора ненадежного партнера и начать сотрудничество с хорошей компанией, которая занимается застройкой стендов для выставок в Беларуси, России и Европе, будьте готовы потратить время на кропотливый отбор подрядчика. Подготовьте бриф, найдите в интернете информацию о компании, ознакомьтесь с реальными проектами и отзывами о ее работе на выставках, позвоните и пообщайтесь с представителем компании. Эти действия помогут вам безболезненно достичь своих целей на любой выставке.
